Efektywność zespołu

Efektywność to jeden z filarów eleganckiego dowożenia. Mogłoby się wydawać, że żeby zespół był efektywny, musi pracować więcej i szybciej. Jest to mit. Efektywność jest rozumiana na różne sposoby przez liderów i zespoły, wymieniamy najczęstsze pojęcia, które z efektywnością są mylone. Rozłożyliśmy je na czynniki pierwsze i porównaliśmy do naszego zrozumienia efektywności zespołu.

Dodatkowe materiały

• Szybkość kosztem jakości: Jak AI zwiększa krótkoterminowe tempo i długoterminową złożoność
• Dlaczego projekty IT wciąż zawodzą? Analiza raportu Standish Group przez pryzmat badań University of Texas
• Przeładowana organizacja: Jak nadmiar priorytetów paraliżuje firmy

📄Transkrypcja podcastu „Efektywność zespołu”

Kuba: Tematem tego odcinka będzie efektywność zespołu. I efektywność jest tutaj zupełnie nieprzypadkowo, ponieważ miałem całkiem niedawno bardzo wartościową rozmowę z CIO pewnej firmy, która była zainteresowana poprawą swojego procesu. Jednym z tematów, o których właśnie rozmawialiśmy, to była potrzeba poprawy efektywności. I treść tej rozmowy jest bardzo znamienna, bo jak zwykle ostatnio, gdy mam taki temat, że efektywność jest do poprawy, zadaję bardzo trudne pytanie, a czym dokładnie jest efektywność, jak ją definiujecie, jak ją rozumiecie. I od tego, co to znaczy, jak zdefiniowana efektywność jest, dużo później wynika, dużo w tej rozmowie meandrów możemy i niuansów wyłapać. Więc odcinek jest o tym, czym jest efektywność, bo istota dobrego zdefiniowania jest tutaj jakby fundamentalna. W tym materiale chcemy oddać przebieg takiej rozmowy i w jakimś sensie odtworzyć tą logikę, jak też z zarządzającymi zespołami technologicznymi rozmawiamy, gdy zwracamy uwagę na efektywność zespołu.

Jacek: Jest to o tyle ważne, że efektywność to z naszej perspektywy jeden z filarów eleganckiego dowożenia, no i jako że słuchasz tego podcastu, no to spodziewaj się, że będziemy wracać do tej koncepcji w kolejnych odcinkach, więc chcieliśmy z Kubą na początku ją dobrze zdefiniować. I uważamy, że też niezależnie od tego, jakiej metody używasz, czy jaki masz poziom aktualny dojrzałości zespołów, z którymi pracujesz albo w których pracujesz, jest to temat na czasie w szeroko rozumianym zarządzaniu zespołami IT.

Kuba: Spis treści tego, co poruszymy w tym nagraniu. Zaczniemy od definicji efektywności zespołu. Później podzielimy się pojęciami, które mylone są z efektywnością i czym się od efektywności różnią. Potem też dwa komentarze do praktyki pracy nad poprawą efektywności i krótko o koncepcji mierzenia tejże efektywności. 

Jacek: Dobrze, jeżeli wystartujemy od definicji efektywności, w naszym rozumieniu i tej definicji będziemy się trzymać. Efektywność zespołu to jest relacja wartości uzyskanej z pracy tego zespołu do kosztu uzyskania. Czyli mówiąc bardzo ogólnie, jeżeli chcesz poprawić efektywność, skup się na tym, aby albo zwiększyć wartość z pracy wykonanej przez zespół, albo zmniejszyć koszt wytworzenia tego efektu.

Kuba: Możesz tę filozofię znać z dobrze rozumianego business case, którego elementem najczęściej jest rzetelne wyliczenie kosztów i prognoza uzyskanych efektów przeliczonych w pieniądzach i też gdzieś dobrze osadzonych w czasie. Ta efektywność znana w takim świecie korporacyjnym jest tą samą efektywnością, o której my będziemy tutaj dalej opowiadać.

Jacek: I przechodzimy do drugiego punktu ze spisu treści, czyli do pojęć, które najczęściej mylone są z efektywnością. Pierwszym takim pojęciem jest pojęcie zajętości.

Kuba: I zajętość to upewnienie się, że członkowie zespołu nie mają przestojów i z tego powodu firma nie ponosi niepotrzebnych kosztów za kompletny brak jakiegokolwiek działania, którejś z osób czy ról w procesie wytwórczym. Zajętość to zapewnienie takiej ilości pracy na poziomie całego zespołu, by zawsze można było rozpocząć kolejne zadanie, gdy tylko inne się skończy albo z dowolnych przyczyn zatrzyma czy zapauzuje.

Jacek: Jednak samo bycie zajętym nie gwarantuje dostarczania wartości. Co więcej, presja na bycie zajętym powoduje zwykle zrównoleglanie pracy nad większą liczbą wątków, co paradoksalnie zwiększa nam i powoduje, że w ogóle mierzymy się z przełączaniem kontekstu i tym samym generuje nam to dodatkowe koszty. Więc zdecydowanie zajętość stoi obok tego, co z naszej perspektywy jest efektywnością.

Kuba: Drugim pojęciem, które bywa mylone z efektywnością, to ilość wykonanej pracy. 

Jacek: Tak, czyli w takim przypadku jest to zwykle skupienie na liczbie zamkniętych tiketów, czy dowiezionych feature’ów, czy zrealizowanych projektów. Wiąże się to z podejmowaniem takich działań, by liczba wykonywanej pracy w zespole rosła.

Kuba: I takie rośnięcie może się odbyć bez wnikania w sensowność, wartość tej realizowanej pracy, czyli skupienie jest na to, że jest dużo, a nie czy jest to cokolwiek więcej warte. I też w niektórych przypadkach parcie czy dążenie do zwiększenia ilości wykonanej pracy może się odbyć większym kosztem i to takim nieproporcjonalnie większym kosztem. Za wszelką cenę byle było zrobione więcej, co z naszą definicją efektywności też stoi w lekkiej sprzeczności, czyli tu ilość wykonanej pracy nie patrzy na wartość, a w dodatku może generować dodatkowe niepotrzebne wyższe koszty.

Jacek: Trzecie pojęcie mylone z efektywnością to szybkość.

Kuba: Szybkość pracy kładzie akcent na to, żeby pracować jak najszybciej, dążyć do jak najszybszego zrealizowania projektu czy inicjatywy. Bywa mierzony czas od rozpoczęcia pracy do zakończenia pracy albo nawet od pomysłu do jego faktycznego użycia i może to oznaczać taki akcent czy skupienie na szybkości, może oznaczać oczekiwanie, że zadania na poziomie pojedynczych osób czy całych zespołów realizowane są jak najszybciej i że ten czas, szybkość realizacji jest minimalizowany.

Jacek: I pomijając brak gwarancji, że to szybkie dostarczanie będzie szło w parze z wartością, dużym ryzykiem skupienia na szybkości jest realizacja tego bez jakości, na odpowiednim poziomie, bez spojrzenia na total cost of ownership, czyli taki sumaryczny koszt właścicielstwa. W takiej sytuacji nacisk na prędkość dostarczania za wszelką cenę może nam dać odwrotne rezultaty dla efektywności, zwłaszcza kiedy spojrzymy na to z perspektywy średniej i długiej, gdzie wzrosną nam koszty utrzymania produktu i jego dalszego rozwoju.

Kuba: Następnym pojęciem, które bywa mylone z efektywnością, to przewidywalność. Przy czym sami mamy doświadczenie, że takie mylenie jest chyba najmniej popularne z wszystkich, które wymienimy, więc takie zastrzeżenie, bo znowu my sami często w jednym zdaniu, jednym tchem, czy nawet w tej reklamie naszej firmy 202 Procent, jak Jacek zaczynał, też często mówimy jakby obok siebie zespoły, które są efektywne i przewidywalne, albo poprawiamy przewidywalność i efektywność. No to, czym jest przewidywalność i jak się różni od efektywności?

Jacek: Przewidywalność to zdolność zespołu do terminowego dostarczania rzeczy, które zobowiązał się zrealizować. Czyli przygotowanie, zaplanowanie i zorganizowanie pracy zespołu w taki sposób, w taki rzetelny też z tej perspektywy, żeby wywiązywał się z tych obietnic.

Kuba: I tutaj przyznamy otwarcie, że terminowość tej realizacji tych obietnic, o których mówi Jacek, może być oderwano od wartości kosztów. Tak trochę może uwypuklając różnicę między przewidywalnością a efektywnością, przewidywalność to jest dostarczyć rozwiązanie zgodnie z obietnicą, z obowiązaniem, zgodnie z planem, a niekoniecznie patrząc na to, czy to jest wartościowe, albo czy koszt poniesiony na to, żeby tą przewidywalność uzyskać, jest tego warty. Więc tutaj sam fakt realizacji pracy przewidywalnie jeszcze nie implikuje tego, że jest to efektywne. Natomiast zbytni akcent na zgodność z obietnicą może wręcz doprowadzić do takiego niekorzystnego zjawiska, zniechęcenia do tego, żeby skorygować plan w trakcie. Czyli wyobraźmy sobie, że na przykład w trakcie realizacji jakiegoś projektu, zwłaszcza czegoś trochę większego, trwającego trochę dłużej, pojawiły się jakieś ciekawe nowe okazje, zmiany na rynku, może jakieś nowe przemyślenie biznesowe, zbytni nacisk na przewidywalność może wręcz uniemożliwiać, albo zniechęcać, albo utrudniać, korektę planu, no bo ten plan już będzie z tego powodu mniej przewidywalny. Więc tutaj taka mocna przestroga, przewidywalność tak, jesteśmy całym sercem za nią, ale niech ona czasem nie stanie na przeszkodzie dobrym pomysłom na jeszcze wyższą wartość.

Jacek: Przedostatnie pojęcie, mylone z efektywnością, to wydajność procesu.

Kuba: I wydajność procesu to zmierzenie, jakim kosztem wytworzony jest dany wynik. Z zasady wydajność się nieustannie poprawia, szukając okazji do oszczędności i na przykład braku marnotrawstwa, braku przestojów, braku niepotrzebnego zużycia zasobów, czy jakiejś możliwości, czy potencjału wytwórczego.

Jacek: I w porównaniu do efektywności, wydajność zwykle patrzy tylko na stronę optymalizacji kosztowej i niesie to za sobą takie ryzyko, że takie zbyt ostre skupienie się na wydajności, może zamykać przed zespołem taki scenariusz, że być może powinniśmy ponieść trochę więcej kosztów, ale dzięki temu uzyskalibyśmy wyraźnie więcej wartości.

Kuba: I ostatnie pojęcie, które chcemy wymienić, jako to mylone z efektywnością, to skuteczność zespołu.

Jacek: Jest to zdolność zespołu do realizacji założonych celów, więc trochę podobne to jest do przewidywalności, ale uwzględnia też osiągnięcie założonego rezultatu. Czyli nie tylko wykonanie zaplanowanej pracy, ale też zapewnienie, że ta praca przyniesie spodziewany rezultat biznesowy.

Kuba: I tutaj różnica między skutecznością a efektywnością jest w zasadzie już bardzo zniuansowana, bo jest z tym pojęciem bardzo blisko, ale widzimy tu jeszcze dwa ryzyka. Czy dało się osiągnąć jeszcze większą wartość niż ta, która była pierwotnie ustalona w założonym planie, czyli czy można było przekroczyć wartość zaplanowaną i czy w imię osiągnięcia tego sukcesu, tej skuteczności nie poniesiono większych kosztów niż trzeba. Jest takie powiedzenie po trupach do celu i tutaj istnieje ryzyko, że w niektórych zespołach, które są bardzo skuteczne, czy w organizacjach, które zapewniają skuteczność w swoich zespołach, ten koszt osiągnięcia tej skuteczności może się w długim okresie przestać opłacać.

Jacek: I tym samym przechodzimy do trzeciego punktu dzisiejszego odcinka, czyli takie dodatkowe komentarze do praktyki pracy nad efektywnością, które z naszej strony warto mieć z tyłu głowy.

Kuba: Pierwszy nasz komentarz dotyczy tego, od czego zacząć pracę nad poprawą efektywności i co usprawniać na danym kroku poziomu dojrzałości danej organizacji. To jest to miejsce, w którym możesz się z nami nie zgadzać. My za chwilę powiemy naszą tezę, nasze też, powiedzmy, doświadczenie życiowe. Natomiast jeśli uważasz, że u ciebie jest inaczej, to jest wszystko w porządku, to jest okej. Na pewno zachęcamy cię do inspiracji naszymi myślami i ewentualnie świadomego zdania odrębnego. Więc tutaj trzymaj się twardo z nami. To jest nasza wersja.

Jacek: Jasne. Natomiast w naszej wersji nieprzypadkowo opowiedzieliśmy to w tej kolejności, bo naszym zdaniem najgorsza jest zajętość. To jest ani szybko, ani tanio, ani skutecznie. Daje tylko takie złudne poczucie, że wykorzystaliśmy maksymalnie i do granic możliwości ten potencjał ludzki wynikający z osób, które mamy w zespole. Ale oprócz tego, że te osoby są zatankowane po korek i zajęte, no to nie mamy żadnej dodatkowej gwarancji, która wspierałaby nasze myślenie o efektywności.

Jacek: Niewiele lepiej wygląda sytuacja w przypadku szybkiego realizowania inicjatyw. No niestety tutaj może być zarówno drogo, pomimo i szybko, jak również mało mądrze. Więc to też nie jest coś, co umieścilibyśmy wysoko na naszej liście.

Kuba: Naszym zdaniem pierwszym dobrym krokiem, o którym warto myśleć, o którym warto zawalczyć, jest przewidywalność. Tutaj w wielu zespołach praca jest na tyle niepoukładana i tak źle zaplanowana, i tak źle ułożona później w realizacji, że ta przewidywalność jest dobrym krokiem w stronę efektywności. Czyli tak jak zajętość i szybkość, to nie jest coś, o co byśmy wprost zawalczyli według naszej dzisiejszej wiedzy i doświadczenia. Tak, przewidywalność jest często całkiem dobrym pomysłem, bo gdy już masz przewidywalność, to można udoskonalać kolejne pojęcia, które wymienialiśmy chwilę wcześniej. Czyli w tym przypadku po przewidywalności doskonalilibyśmy wydajność.

Jacek: I skuteczność, o której wspomnieliśmy właściwie na końcu tej naszej listy, jest już bardzo blisko efektywności, ale nadal może za bardzo się skupiać na tym, czy jest to, co zostało zaplanowane jako wynik, a nie czy dało się zrobić maksa, czyli czy na pewno rozważyliśmy na tej naszej drodze podejmowania decyzji opcje, które wychodzą poza to pierwotne założenie.

Kuba: I drugi komentarz w tym punkcie rozdziału tego odcinka, to istotność komunikacji tego, czym ta efektywność jest. Pewne osoby mogą uznać to za nieistotne szczególarstwo, natomiast tutaj jednak mocno tym odcinkiem chcemy zwrócić uwagę, że z efektywnością bywa mylone sześć innych pojęć, które wymieniliśmy. To jest najpopularniejsza lista, pewnie da się ją jeszcze rozbudować o kolejne kwestie. I to nie jest tak, że te inne pojęcia są jakieś z gruntu dobre czy złe, no może z wyjątkiem tej zajętości, której trochę nie lubimy. Każdy z nich ma swoją definicję tych pojęć i przede wszystkim przestroga jest taka, możesz starać się o poprawę szybkości, czy ilości wykonanej pracy, ale nie nazywaj tego efektywnością, bo jeśli mówisz, ty na to efektywność, a masz na myśli coś innego, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że nie jesteś rozumiany czy rozumiana w swojej komunikacji.

Jacek: I no doprowadza to do takiej sytuacji, że być może w ogóle wszyscy dookoła w organizacji, w tej strukturze, w której funkcjonujesz, słysząc efektywność, mają na myśli coś innego i pomimo takiej zgody, uściśnięcia dłoni, że to doskonale, że się rozumiemy i że wspólnie chcemy pracować nad efektywnością, to ludzie się rozejdą i będą poprawiać procesy czy sposób pracy, po prostu tak działając trochę w innych kierunkach, kładąc gdzie indziej akcenty i dbając o inne rzeczy. Więc dobra rada z naszej perspektywy jest taka, żeby kiedy słyszysz efektywność albo kiedy słyszysz jedno z tych pojęć, które padło, zapytaj o definicję, upewnij się, że osoba czy osoby, z którymi rozmawiasz, tak samo jak ty, patrzą na te pojęcia, a jeżeli nie, no to wypadałoby te pojęcia i to zrozumienie uspójnić.

Kuba: A jeśli jesteś w pozycji organizacyjnej, że to ty inicjujesz rozmowę o efektywności, to koniecznie dołóż do tego definicję, przykład, pożądane zmiany czy kierunek zmian, które tobie chodzi, tak żeby tutaj nie było niedomówień czy nieporozumień.

Kuba: I ostatni punkt naszego odcinka. Krótko o koncepcji mierzenia efektywności zespołu. Efektywność, jak Jacek definiował, składa się z dwóch części, czyli z wartości dostarczonej i kosztu. Zmierzyć trzeba obie strony, ja tutaj zacznę od wartości dostarczonej z konkretnego produktu. Bardzo ważna informacja do uzyskania, do ciągłego monitorowania czy mierzenia czy wyciągania wtedy, gdy jest to potrzebne, ile firma zarobiła albo zaoszczędziła na wdrożeniu danego rozwiązania. Czyli do wzoru na efektywność podstawiamy wartość wyrażoną najlepiej w pieniądzach, w większości, znacznej większości przypadków to jest coś, co trzeba i można sprowadzić do pieniędzy, co zyskała organizacja na tym, że produkt został wdrożony, rozbudowany czy udoskonalony.

Jacek: I po drugiej stronie mamy koszty wytworzenia. To może być koszt pracy zespołu, taki prawdziwy, kompletny, ze wszystkimi możliwymi składowymi, innymi niż tylko tymi, które wynikają z pensji zespołów. Czyli mamy na myśli też takie rzeczy jak koszty infrastruktury, koszty licencji, są zespoły wsparciowe, które też należałoby w jakiś tam sposób policzyć. Dochodzi do tego koszt biura. Wszystkie te rzeczy warto byłoby zebrać razem i w taki holistyczny, kompletny sposób spojrzeć na to, ile faktycznie kosztuje nas to, że jakiś tam kawałek wartości dostarczamy.

Kuba: Jak powiedziałaś, nas kosztuje, to pewnie poprawnie byłoby powiedzieć, ile kosztuje to firmę i wiele osób jest w szoku, gdy po raz pierwszy dociera do takiej informacji, bo o ile można sobie jeszcze przekalkulować mniej więcej, ile dzień roboczy członka zespołu kosztuje, myśląc o tym, że ta osoba dostaje to w pensji, czy w jakiejś fakturze, jeśli to jest B2B, natomiast okazuje się, że często, często drugie tyle albo jeszcze więcej w kosztach idzie na te wszystkie rzeczy dodatkowe, które Jacek wymienił, a są po prostu nieodłączną częścią funkcjonowania danego zespołu w firmie i należy je traktować w tym wzorze na efektywność jako nieodłączna część wytworzenia tej wartości. Dodatkowy komentarz z praktyki może być tak, że prościej będzie złapać tą efektywność, czyli zarówno wartość dostarczoną, jak i koszt na poziomie obszaru albo grupy zespołów, jeśli w twojej firmie więcej niż jeden zespół rozwija jakiś produkt. Często bardzo trudno wyłapać tą pojedynczą wartość dostarczoną pojedynczego zespołu, zwłaszcza jeśli to są jakieś zespoły trochę bardziej niszowe, trochę bardziej może platformowe i wtedy lepiej byłoby złapać to na poziomie na przykład całego produktu, całego dużego, całej dużej linii biznesowej czasami, ale w każdym razie czymś więcej niż tylko pojedynczy zespół. Ten pojedynczy zespół może być taką sztuką dla sztuki, trudną do precyzyjnego ustalenia i niekoniecznie dającą te decyzje biznesowe czy te decyzje zarządcze, do których efektywność zespołu jest najlepiej wykorzystywana.

Jacek: I temat oczywiście, jak liczyć efektywność, no to tylko delikatnie dotykamy, zdecydowanie zasługuje na osobny odcinek i taki odcinek niebawem nagramy, a jeżeli słuchasz tego odcinka wyraźnie później niż okolice wakacji 2026 roku, to poszukaj na liście tematów albo w podłączonych materiałach, bo być może ten odcinek jest już nagrany.

Kuba: Podsumowując, efektywność zespołu to relacja wartości uzyskanej z pracy tego zespołu do kosztu uzyskania. Efektywność bywa mylona z zajętością, szybkością albo wydajnością, ale naszym zdaniem są to różne sprawy.

Jacek: Gdy rozmawiasz o efektywności w swojej organizacji, upewnij się, że korzystasz z tego pojęcia w takim samym rozumieniu.

Kuba: Wspominałem nieprzypadkowo na początku rozmowę z pewnym CIO. Tego typu rozmowa, czym jest efektywność, jak ją poprawiać, z czym bywa mylona, jakie konkretne praktyki zastosować, żeby ją dobrze zmierzyć albo ją poprawiać już w praktyce zmieniania procesu zespołu. To jest coś, co możemy odtworzyć w sesji warsztatowej dla twojej firmy, dla twojego produktu, czy twojego zespołu. Organizujemy takie sesje warsztatowe, inspiracyjne, będące jednocześnie trochę zastrzykiem nowego sposobu myślenia, ale jednocześnie też rozmową o tym, co konkretnie dany zespół, czy przedstawiciele, czy liderzy danego zespołu mogą zrobić, żeby tą efektywność poprawić. Jeśli takie warsztaty to coś, co przydałoby się w twojej organizacji, skontaktuj się z nami, sprawdź naszą stronę 202.procent.pl/warsztaty-efektywność i porozmawiajmy o tym, jak możemy pomóc z efektywnością twoich zespołów.

Jacek: Natomiast artykuł, transkrypcję i nagranie wideo wrzuciliśmy na stronę elegancko-dowiezione.pl/2.

Kuba: I już zupełnie na koniec, daj nam feedback, jeśli jest coś, co możemy zrobić lepiej, czy coś, czego Ci brakuje, to start jest idealną okazją, żebyśmy to poprawili, może jest coś u innych podcasterów, co doceniasz i chcesz, żebyśmy też mogli to zrealizować, chętnie spróbujemy, zawsze jesteśmy otwarci na eksperymenty, koniecznie daj nam znać w dowolny, wygodny dla Ciebie sposób, jesteśmy na wszystkich mediach społecznościowych, możesz też dołączyć do naszego Discord’a.

Jacek: Tak, jest już tam sporo osób, dołączyły kolejne osoby, zaczynają się pierwsze rozmowy, pierwsze komentarze, ujawniamy też trochę tajników z nagrywania kolejnych odcinków, tak więc powoli idziemy do przodu ze społecznością i chcemy, żebyś był/była również jej częścią. Link do Discord’a znajdziesz na stronie eleganckodowiezione.pl w menu górnym.

———

To była pełna transkrypcja odcinka podcastu „Elegancko Dowiezione”. Dziękujemy za lekturę!