Efektywne warsztaty zespołowe

Warsztaty zespołowe, odpowiednio zaplanowane, mogą być niezwykle wartościowe. Z drugiej strony, zapewne masz w pamięci spotkania, które ciągnęły się w nieskończoność, przynosząc jedynie frustrację. Przygotowaliśmy materiał, w którym rozkładamy organizację skutecznych warsztatów na czynniki pierwsze i przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku.

Praca zespołowa w formule warsztatowej potrafi przynieść doskonałe rezultaty, ale bywa też żmudna i kończy się marnowaniem budżetu. Złe doświadczenia z przeszłości często sprawiają, że liderzy i zespoły unikają współpracy wieloosobowej. To błąd, ponieważ dobrze przygotowane warsztaty są dla wybranych zagadnień znacznie bardziej efektywne niż maile czy wiadomości na komunikatorach. Poniżej przedstawiamy sprawdzone zasady, które pozwalają dowozić rezultaty dzięki skutecznym sesjom warsztatowym.

Kluczowe wnioski

• Cel warsztatów stanowi absolutny fundament, który determinuje kolejne decyzje organizacyjne i chroni uczestników przed poczuciem straconego czasu.
• Pozyskanie wyższego rangą lidera jako sponsora zapewnia zespołowi przestrzeń, budżet oraz menedżerskie wsparcie dla podejmowanych decyzji.
• Skład uczestników musi być dobierany pod kątem wiedzy, kontekstu oraz decyzyjności niezbędnej do płynnego posuwania prac naprzód.
• Dedykowana osoba prowadząca i moderująca dyskusję radykalnie podnosi szansę na sukces sesji.
• Przygotowanie szablonów i templatek przed warsztatami pozwala skupić się na merytoryce zamiast na tworzeniu struktur na żywo.
• Mierzenie i propagowanie długofalowych efektów po warsztatach udowadnia biznesową wartość wspólnie spędzonego czasu.

Czego można się spodziewać po dobrze przeprowadzonych warsztatach?

Formuła warsztatowa znajduje zastosowanie na wielu etapach pracy: od kick-offu zespołu i startu projektu, przez kreatywne wypracowywanie zakresu produktu, aż po planowanie etapów czy sesje podsumowujące i usprawniające proces wytwórczy.

Dobrze poprowadzona sesja gwarantuje przede wszystkim wspólne i jednoznaczne zrozumienie celu. W przeciwieństwie do wątków na Slacku czy Teamsach, gdzie informacja łatwo umyka, zebranie ludzi w jednej przestrzeni daje pełne skupienie i uważność. Bezpośredni kontakt umożliwia też lepszą komunikację opartą na komunikacji werbalnej oraz niewerbalnej (np. postawa, gesty, mimika, ton głosu).

Efektem ubocznym warsztatów jest integracja, niezwykle ważna w zespołach pracujących zdalnie. Kluczową korzyścią pozostaje jednak zaangażowanie uczestników w ustalenia. Ludzie znacznie chętniej przestrzegają decyzji produktowych i planów usprawnień, jeśli sami brali udział w ich tworzeniu. Na koniec zespół wychodzi z jasnym planem działania: wie, co jest do zrobienia, kto za to odpowiada i na kiedy.

Jak zorganizować skuteczną sesję warsztatową

Ustal cel warsztatów

Cel to fundament, bez którego trudno iść dalej. Musi być nazwany jako faktyczny cel, a nie tylko jako sam fakt zorganizowania warsztatów. Ryzyko rutyny pojawia się zwłaszcza w organizacjach z utartymi praktykami: projekt się zaczyna, więc trzeba zrobić kick-off, więc wszyscy robią kick-off, bez zastanowienia, po co. Sensowny cel kick-offu to raczej zapoznanie zespołu z istotą tego, co jest do zrobienia, wspólne zrozumienie zakresu albo przygotowanie sposobu działania zespołu projektowego. Dopiero z tak nazwanego celu wynikają kolejne decyzje organizacyjne.

Znajdź sponsora warsztatów

Sponsor to osoba, która pokryje koszt sali czy cateringu, ale przede wszystkim to lider wyższego szczebla, który obejmuje opieką powód organizacji warsztatów i wspiera uczestników w znalezieniu czasu i odwagi do podejmowania decyzji. Dobrze, jeśli sponsor znajdzie chwilę na krótkie wprowadzenie na starcie warsztatów, w którym odświeży dla uczestników cel spotkania.

Dobierz właściwy skład uczestników

Skład uczestników należy dobrać pod konkretną kwestię do przepracowania, nie odwrotnie. Potrzebne są osoby z wiedzą i kontekstem, ale też osoby decyzyjne, czyli takie, które mogą podejmować decyzje na bieżąco, bez oczekiwania na akceptację z zewnątrz. Ważna jest też reprezentacja wszystkich istotnych perspektyw, żeby po warsztatach nie okazało się, że jakiś dział zgłasza zastrzeżenia, których nikt z uczestników nie przewidział.

Wyznacz osobę prowadzącą

Wiele warsztatów prowadzi z rozpędu organizator albo najstarsza rangą osoba w zespole, co nie zawsze jest najlepszym pomysłem. Warto sprawdzić, czy w zespole albo jego otoczeniu jest ktoś, kto mógłby zająć się wyłącznie prowadzeniem: przygotowaniem przebiegu, formuły realizującej cel i sprawną realizacją na miejscu. W niektórych organizacjach taką rolę pełnią osoby zatrudnione właśnie do tego zadania, w innych trzeba znaleźć kogoś z talentem komunikacyjnym w zespole. Jednoznacznie wyznaczona osoba prowadząca musi mieć też uprawnienia, żeby przerwać dyskusję, poprosić grupę o trzymanie się formatu albo pomóc domknąć aktualnie dyskutowany punkt.

Przygotuj adekwatną przestrzeń

Warsztaty można prowadzić stacjonarnie, w sali, albo online, z użyciem kamer wideo i narzędzi takich jak Mural czy Miro, które ułatwiają wspólną wizualizację pracy. Jeśli wybieramy salę, nie powinna to być pierwsza wolna sala z grafiku. Filar na środku pomieszczenia utrudniający kontakt wzrokowy albo niekorzystny, podłużny układ sali, w którym trudno prowadzić pracę grupową, potrafią zepsuć sesję niezależnie od jakości merytorycznej przygotowania. Przy szczególnie ważnych warsztatach warto rozważyć wyjście poza biuro: osoby, które fizycznie znajdują się na piętrze, gdzie pracują na co dzień, łatwiej odbiegają myślami od tematu warsztatów, nawet nieświadomie.

Jak przekonać uczestników do warsztatów zespołowych

Zakładamy, że ludzie mogą podchodzić do kolejnych warsztatów z odrobiną niechęci. Cztery działania pomagają wyjść naprzeciw temu podejściu.

Komunikuj ustalony cel

Sam fakt ustalenia celu nie wystarczy, trzeba go nazwać po imieniu i przekazać uczestnikom, na przykład jako lepsze zrozumienie zakresu, wsparcie przy podziale pracy na mniejsze wydania albo usprawnienie procesu wdrożeń. Uczestnicy, którzy rozumieją cel, wcześniej układają sobie w głowie, jak mogą kontrybuować, a jasno zakomunikowane ramy zmniejszają ryzyko, że warsztaty zejdą w boczne tematy i utkną w króliczej norze niezwiązanej z głównym celem.

Pokaż korzyści dla uczestników

Liderzy, którzy inicjują warsztaty, często skupiają się na tym, po co firma chce, żeby ludzie tam byli, a nie na tym, jaką korzyść z tego mają sami uczestnicy. Warto pokazać korzyści indywidualne: wpływ na podejmowane decyzje, lepsze zrozumienie zmian, realizację własnych potrzeb biznesowych albo po prostu bycie wysłuchanym, zwłaszcza przy trudnych tematach. Im większa grupa, tym więcej różnych korzyści warto zaakcentować i zakomunikować wprost.

Sprawdź dotychczasowe doświadczenia uczestników

Warto sprawdzić, czy ktoś z uczestników brał już udział w podobnych sesjach. Z jednej strony pozwala to wzmocnić rzeczy, które ludzie doceniali, na przykład konkretny sposób prowadzenia, który sprawiał, że praca szła sprawnie do przodu. Z drugiej strony pokazuje, co przeszkadzało, na przykład zbyt mało przerw i wielogodzinne bloki pracy, po których ludzie po prostu się wyłączali. Taki wywiad to jednocześnie sposób na lepsze przygotowanie sesji i sygnał dla uczestników, że ich wcześniejsze doświadczenia mają znaczenie.

Zapewnij, że prowadzący zadba o sprawny przebieg sesji

Jedną z najczęstszych obaw uczestników jest to, że spotkanie, choć słuszne w założeniu, zostanie poprowadzone niesprawnie albo w ogóle nikt nie weźmie za ten aspekt odpowiedzialności. Obiecaj wprost, że wyznaczona osoba prowadząca zadba o to, żeby warsztaty miały sens i jasny przebieg. To rozwiewa największą potencjalną obawę i podnosi wartość, jaką uczestnicy przypisują sesji jeszcze przed jej rozpoczęciem.

Jak przygotować się do warsztatów jako prowadzący

Zaplanuj scenariusz warsztatów

Dłuższe warsztaty, obejmujące kilka kroków, potrzebują zaplanowanej struktury i najlepiej konkretnego harmonogramu czasowego: ile czasu poświęcamy na dany punkt czy ćwiczenie. Scenariusz musi uwzględniać przerwy, najlepiej nie rzadziej niż co półtorej godziny, a im bliżej końca dnia, tym częściej. Prowadzenie warsztatów bez przerw, aż uczestnicy przestają słuchać, to jedno z gorszych rozwiązań. W scenariuszu warto też zapisać konkretne instrukcje dla uczestników, żeby wiedzieli, czego się od nich oczekuje, zwłaszcza przy ćwiczeniach polegających na generowaniu pomysłów czy działań, oraz jasno określić, jakich efektów prowadzący spodziewa się po każdym kroku.

Przygotuj materiały dla uczestników

Materiały to zarówno rzeczy do zapoznania się z wyprzedzeniem, na przykład artykuł, dokument czy nagranie wideo, jak i templatki do konkretnych formatów, które będą używane w trakcie sesji. Gotowe szablony i struktury pozwalają uniknąć sytuacji, w której prowadzący wymyśla elementy na żywo, zamiast skupiać się na samym prowadzeniu i kierowaniu uwagą grupy. Narzędzia do pracy online, takie jak Mural czy Miro, mają zwykle spore biblioteki gotowych templatek, choć czasem trzeba je dopasować do konkretnej sytuacji.

Przy warsztatach związanych ze startem projektu i pracą kreatywną nad zakresem przydają się techniki znane z product discovery czy design thinking: prototypowanie rozwiązania, wcielanie się w perspektywę użytkownika, rozmowa o plusach i minusach dotychczasowych rozwiązań. Te techniki wymagają konkretnych pytań i instrukcji przygotowanych z wyprzedzeniem, inaczej łatwo zrobić je niechlujnie.

Umów się na wsparcie z wybranymi uczestnikami

Doświadczeni prowadzący wiedzą, że warto mieć na sali kilka “ustawionych” wcześniej osób. Kluczowi uczestnicy, którzy staną się sojusznikami w trakcie spotkania, są dużym wsparciem, zwłaszcza gdy spodziewamy się oporu albo dominującego, niekorzystnego punktu widzenia. Osoba z autorytetem, która w odpowiednim momencie poprze inicjatorów warsztatów albo utnie zbędną dyskusję, potrafi odblokować właściwy przebieg sesji. Wymaga to wcześniejszego rozpoznania sali: kto może wspierać, a z kim warto omówić pewne tematy jeszcze przed warsztatami, żeby nie odkrywać w trakcie sesji, że akurat te trzy osoby z silną pozycją idą na kurs kolizyjny z celem spotkania.

Na co zwrócić uwagę po warsztatach zespołowych

Podsumuj ustalenia

Intensywne, kreatywne warsztaty generują dużo pomysłów, które rozpraszają się po flipchartach i tablicach, jeśli nikt ich nie zbierze. Ktoś, najlepiej organizator albo grupa osób, którym zależy na wyniku, powinien podsumować ustalenia, spisać je i rozesłać, tak żeby dało się do nich wrócić, a nie polegać wyłącznie na pamięci i dobrych wrażeniach z sali.

Podziel się wynikami ze sponsorem

Dobrą praktyką jest wrócić z wynikami warsztatów do sponsora, który objął je opieką na starcie. Poza samym podzieleniem się rezultatami, taka pętla powrotna daje szansę na feedback i zapewnia wsparcie dla dalszych działań, na przykład, gdy jakaś decyzja wymaga dodatkowej komunikacji albo szybkiej akceptacji na wyższym szczeblu.

Sprawdź osiągnięte efekty

Kilka dni czy tygodni po warsztatach warto sprawdzić, czy założony cel faktycznie został osiągnięty, i z góry zaplanować, jak to sprawdzimy. Potwierdzone albo częściowe efekty powinny wrócić zarówno do uczestników, jak i do sponsora, żeby pokazać, że czas spędzony na warsztatach przełożył się na konkretny postęp w projekcie, a nie tylko na udany dzień z dobrym cateringiem.

Zrób refleksję nad organizacją warsztatów

Warto wyciągnąć wnioski z tego, jak warsztaty zostały zorganizowane i przeprowadzone, żeby kolejne sesje były coraz lepsze. Nie powinno to być kwestią przypadku, zdaną na to, czy ktoś sam na coś wpadnie. Lepiej zebrać grupę osób albo feedback w formie ankiety, zamiast polegać wyłącznie na ocenie prowadzącego, która bywa nieobiektywna.

Od czego zacząć zmianę?

Organizowanie udanych spotkań warsztatowych nie wymaga rewolucji. Zacznij od najbliższej inicjatywy: wyznaczenia jasnego celu, doboru właściwych osób i zadbania o obecność dedykowanego prowadzącego. Wyciąganie wniosków z każdej sesji szybko przekształci żmudne narady w efektywne narzędzie dowożenia rezultatów.

Pełne nagranie audio i wideo oraz transkrypcję znajdziesz na elegancko-dowiezione.pl/3.

Dodatkowe materiały na temat efektywnych warsztatów

• Co nauka mówi o efektywnych spotkaniach online?
• Rola przerw w funkcjonowaniu mózgu w świetle badań

📄Transkrypcja podcastu „Efektywne warsztaty zespołowe”

Jacek: Praca zespołowa w formule warsztatowej potrafi być bardzo efektywna, ale z drugiej strony potrafi przybrać formę bardzo żmudną. Na koniec efekty mogą być bardzo mizerne. Przy tym wszystkim za to wszystko po prostu ktoś musi zapłacić.

Kuba: I ponieważ taka formuła może nie wyjść, albo na bazie złych doświadczeń z przeszłości, czy to liderów, czy członków zespołu, może być po prostu unikana. Naszym zdaniem jest to błąd, bo przez to zespoły zamykają się na bardzo korzystne formaty warsztatowe, czy współpracy wieloosobowej. I dlatego nagraliśmy ten odcinek, żeby pokazać sposób na to, jak dobrze podejść do warsztatów. Tak żeby były one efektywne i dzięki temu, żeby uzyskać z nich korzyści.

Jacek: Spis treści na dzisiaj jest następujący. Powiemy najpierw jakie warsztaty mamy na myśli. Następnie czego można się spodziewać po dobrze przeprowadzonych warsztatach zespołowych. Opowiemy jak zorganizować skuteczną sesję. Jak przekonać uczestników, jak przygotować się do sesji jako prowadzący oraz na co zwrócić uwagę po sesji.

Kuba: To zaczynając od pierwszego punktu, gdyby we wstępie czy w tytule mówimy o warsztatach zespołowych, to jakie rzeczy mamy na myśli. Wymienię kilka przykładów. Tak opisowo co to mogą być za formaty, czy co to mogą być za typy spotkań.

Może znasz je też pod jakimiś innymi nazwami, ale tutaj ja nie chcę za długo spędzić na tym punkcie. Więc my mamy na myśli między innymi takie rzeczy jak na przykład kick-off zespołu, start zespołu, start projektu, rozpoczęcie czy jakaś inicjalna forma uruchomienia pracy zespołu projektowego. To też może być jakiś rodzaj pracy kreatywnej nad zakresem produktu, wymyślenie tego, co jest do zrobienia albo jak może być to zrobione.

To może być też sesja planowania etapu, cokolwiek to jest etap. Czy to jest jakaś faza projektu, czy to jest jakiś kwartał, czy to jest jeszcze coś tego typu? Ale to też mogą być warsztaty jakiegoś rodzaju podsumowania.

Podsumowanie etapu, kwartału, jakiegoś może podsumowanie całego projektu, albo często na koniec sesja podsumowująca i usprawniająca pracę zespołu, albo usprawniająca proces wytwórczy. To mogą być bardzo różne warsztaty, ale najczęściej ich cechą jest to, że uczestniczy w tym albo cały zespół, a może nawet przedstawiciele czy grupy wielu zespołów.

Jacek: Kuba wymienił kilka przykładów co może stać za słowem warsztaty. Natomiast teraz kilka zdań o tym, czego się można spodziewać po dobrze przeprowadzonych warsztatach zespołowych.

Kuba: Zacznijmy od tego, że te warsztaty zespołowe mogą być bardziej efektywne i dać lepszy wynik niż alternatywne, potencjalne podejścia. Bo jeśli nie warsztaty zespołowe, no to być może jakaś praca w podgrupach. Może jakiś ping pong albo sztafeta przemyśleń i kolejnych spotkań lub kolejnych maili. Uważamy, że dobrze przeprowadzone warsztaty zespołowe dadzą po prostu lepszy wynik, cokolwiek to jest w kontekście danego typu warsztatu.

Jacek: Kolejna rzecz to jest wspólne i dobre zrozumienie celu przez uczestników. Kuba wspominał przed chwilą o mailach, te maile czy wiadomości na Teamsach, Slackach, one mają taką tendencję, że nie wszyscy nadążają za śledzeniem tych informacji.

Zebranie osób w jednym miejscu, idealnie, jeśli to jest sala fizyczna i przedyskutowanie. Upewnienie się, że dobrze rozumiemy cel, jest sensowną inwestycją, żeby tę konkretną inicjatywę, którą chcemy zrealizować, żeby mieć pewność, że ludzie po prostu wiedzą, co tak naprawdę jest tym efektem końcowym.

Kuba: Zebranie się w jednym miejscu i czasie daje też skupienie. To skupienie powoduje, że wszyscy są o wiele bardziej uważni, no i po prostu lepiej osiągają potrzebny wynik.

Jacek: Dobrze poprowadzone warsztaty zapewniają też lepszą komunikację i choć brzmi to tak bardzo ogólnie, to wierzymy w to, że komunikacja to nie tylko słowa. To też mowa ciała, to też gesty, to też postawa i wszystkie te rzeczy są też jakimś nośnikiem informacji i pozwalają się ludziom lepiej skomunikować.

Kuba: Efektem ubocznym dobrze przeprowadzonych warsztatów jest też taki aspekt międzyludzki, czyli integracja. Zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z zespołem, który pracuje zdalnie, który być może jeszcze nie popracował dużo w danym składzie, albo gdy mamy do czynienia z przedstawicielami różnych zespołów. To taki po prostu efekt trochę nie ten, o który najbardziej chodzi, ale fajny efekt dodatkowy to to, że ludzie się trochę lepiej poznają, czują, że może lepiej się rozumieją. To o czym Jacek chwilę temu mówił. No i to wszystko też wpływa w przyszłości, korzystnie na dalszą współpracę, zwłaszcza jak mówimy o np. tych warsztatach takich na wczesnym etapie projektu.

Jacek: Dobre warsztaty to też możliwość szybkiego i bezpośredniego ustalenia rzeczy, które są dla nas istotne. Wynika to z tego, że dobrze przygotowane warsztaty zapewniają, że wszystkie osoby, których potrzebujemy do podejmowania decyzji są z nami na tej samej sali, czy w tym samym miejscu, w którym te warsztaty prowadzimy.

Kuba: Efektem końcowym dobrze przeprowadzonych warsztatów zespołowych jest też zaangażowanie się wszystkich uczestników tych warsztatów w ustalenia. One prowadzą te warsztaty do albo planu usprawniania, albo do jakichś decyzji produktowych, albo do jakichś umówionych działania zespołu. I to wszystko, jeśli jest przeprowadzane wspólnie, jeśli jest przedyskutowane razem. Jeśli jest okazja do tego, żeby wypowiedzieć swoje perspektywy, to później pomaga w tym, żeby tych wszystkich decyzji wspólnie przez wszystkich uczestników przestrzegać.

Jacek: I ostatnia rzecz, dobrze przeprowadzone warsztaty to zwykle jasny plan działania. Czyli wszyscy, którzy są na warsztatach wiedzą co jest do zrobienia, kto będzie robił konkretne rzeczy. Kiedy te rzeczy będą zrobione. Jest zwykle też przestrzeń na to, żeby ewentualne niejasności rozwiać natychmiast bez oczekiwania, aż ktoś odpisze na maila, czy odpisze na wiadomość.

Kuba: Dobrze, to już ustaliliśmy o jakich warsztatach, jakiego typu formatach będziemy dzisiaj mówić. Też wymieniliśmy powody, dla których takie warsztaty warto organizować. To przejdźmy do takiej zasadniczej części tego nagrania. Czyli kolejnych rozdziałów na temat tego, jak dobrze się do takich warsztatów przygotować, jak sprawić, żeby one dobrze przebiegły. No i pierwszy punkt, tak w kolejności chronologicznej i logicznej, to rozdział, jak zorganizować skuteczną sesję warsztatową.

Jacek: Tutaj punktem numer jeden, takim bezapelacyjnym jest ustalenie celu szykowanych warsztatów. Jest to absolutny fundament, bez którego właściwie trudno oczekiwać, że jest sens pójść dalej. Ten cel, który przyświeca warsztatom, to jest coś, z czego będzie wynikało sporo kolejnych decyzji i brak jasności, jeśli chodzi o ten cel.

Może powodować, że organizator takiego warsztatu będzie się miotał w kontekście tego, w którą stronę tak naprawdę powinniśmy pójść. Ale to nie tylko organizator, no bo też uczestnicy mogą mieć poczucie, że ten czas spędzany na warsztatach nie jest najbardziej efektywnie spędzanym czasem.

Kuba: I ten cel to jest coś, co koniecznie musi być nazwane jako faktyczny cel, a nie tylko na przykład zorganizowanie warsztatów. To szczególnie grozi tym zespołom, czy w firmach, w których są pewne rutyny, czy praktyki, czy utarte modele. No i na przykład zasada, że projekt się zaczyna, to musimy zrobić kilka projektów, więc wszyscy robią kilka projektów. I to jest po prostu totalnie miałkie i niespecjalnie cokolwiek wnosi.

No bo być może organizator stwierdził, że zadanie, jakie przed nim stoi, to zrobić kick-off projektu, a celem takiego kick-offu raczej będzie zapoznanie się z istotą tego, co jest do zrobienia w ramach projektu. Wspólne zrozumienie, czy może nawet jakieś już takie działania przygotowawcze, czyli dobre przygotowanie sposobu działania zespołu projektowego. No i to już jest o wiele sensowniejszy cel, no i tak jak Jacek mówi, to wpływa na to, jakie kolejne decyzje organizacyjne są do podjęcia, a nie tylko po to, żeby odhaczyć jakiś taki rutynowy format warsztatowy.

Kuba: Drugi punkt, który rekomendujemy, to znajdź sponsora warsztatów. Co mamy na myśli pod pojęciem sponsora. To czasami nawet dosłownie może oznaczyć kogoś, kto wyskoczy z budżetu i może zapłaci za salę albo za jakiś akceptowalny poziom cateringu. Ale bardziej chodzi nam przede wszystkim o osobę, która będzie jakiegoś rodzaju wyższego rzędu liderem, wsparciem menedżerskim, osobą, która zaopiekuje też powód organizacji takich prac. Czy może też wesprze po prostu wszystkich uczestników w tym, żeby faktycznie znaleźć czas, możliwość skupienia się, żeby też odważnie podjęli pewne decyzje.

Taki sponsor warsztatów ma też po prostu pewien taki praktyczny charakter. Najlepiej jakby taka osoba w ramach naszych warsztatów znalazła czas na to, żeby zrobić jakiegoś rodzaju expose, jakiś wstęp, w którym dobrze przeprowadzi, wtajemniczenie wszystkich uczestników, ten cel, który jest do osiągnięcia. Dzięki tym warsztatom z naszego doświadczenia to bardzo pomaga.

Jacek: Kolejny punkt, który pomaga zorganizować skuteczną sesję to właściwy dobór składu uczestników. Skład ten powinien być dobrany do poruszanej kwestii. Czyli powinniśmy najpierw mieć ustalenia, co konkretnie chcemy przepracować, z czym chcemy wyjść. Następnie pod to należy dobrać osoby, osoby właściwe, które posiadają wiedzę, które posiadają kontekst, ale też osoby, które są decyzyjne. Czyli potrafią w trakcie warsztatów na bieżąco bez oczekiwania po prostu podejmować decyzje, co powoduje, że cały proces, który jest zaplanowany na warsztaty po prostu idzie do przodu.

Istotne jest też to, żeby zadbać o to, aby posiadać taką reprezentację, która da nam wgląd na wszystkie ważne perspektywy. Tak żeby jakiegoś istotnego aspektu, konkretnego zagadnienia nie pominąć. No bo może być tak, że wypracujemy pewne rzeczy i po warsztatach dopiero zderzymy się z np. jakimś komentarzem konkretnego oddziału, który uzna, że ok, fajne rzeczy wypracowaliście, ale nadal trzeba coś tam zmienić, zmodyfikować czy wziąć pewne aspekty pod uwagę.

Kuba: Kolejna nasza rekomendacja to ustal osobę prowadzącą. Wiele warsztatów z rozpędu jest prowadzonych przez jakiegoś rodzaju organizatora, albo najstarszą osobę w ekipie, najwyższą szarżą, to może, ale nie musi być najlepszy pomysł. Fajnie jest przemyśleć czy czasami nie mamy kogoś w zespole albo w jego bliskim otoczeniu, kto mógłby pełnić taką rolę, dedykowaną tylko i wyłącznie funkcji prowadzenia warsztatu.

Przygotowania go dobrze, jeśli chodzi o jego przebieg, przygotowania pewnej formuły, która realizuje cel, od którego zaczęliśmy. Ale też sprawnego zrealizowania w trakcie jego przebiegu. W niektórych organizacjach takie osoby są po prostu zatrudnione na etatach,albo pełnią jakieś funkcje i można je poprosić o to, żeby tę funkcję realizowały. W innych, no może musimy się posiłkować kogoś, kimś kto w zespole jest i ma jakieś tam talenty komunikacyjne, pewnie wyższe niż przeciętne.

Naszym zdaniem taka jednoznaczna osoba ustalona, która poprowadzi tego typu warsztaty, bardzo pozytywnie przyczynia się do ich sukcesu. No i fajnie też, żeby wszyscy wiedzieli, że ta osoba właśnie jest od tego, żeby prowadzić, no bo ta osoba też musi mieć pewne uprawnienia do tego, żeby na przykład przerwać pewne dyskusje. Poprosić grupę o to, żeby się trzymać pewnych formatów, czy może pomóc grupie domknąć pewne punkty.

Jacek: I ostatni punkt dotyczący tego, jak zorganizować skuteczną sesję, to przygotuj adekwatną przestrzeń. Tutaj otwierają nam się takie dwie zasadnicze możliwości, czyli z jednej strony może to być format taki onsightowy, stacjonarny.

Czyli spotykamy się w jakimś konkretnym miejscu, w sali, w jakiejś przestrzeni, gdzie fizycznie uczestnicy mają do siebie dostęp. Z drugiej strony mamy możliwość realizacji tego typu warsztatów online, czyli używając kamerek, używając narzędzi pomagających wizualizować to, nad czym pracujemy. Czyli jakiś Mural, Miro, narzędzia, które pomagają i upraszczają pracę w trakcie takich warsztatów online’owych.

Jeżeli myślimy o tym, w szczególności, jeśli chodzi o salkę, jakąś taką przestrzeń, no to istotne jest, żeby ta salka to nie była jakaś tam pierwsza wolna, czy jakaś przykładowa. Warto wiedzieć czego możemy się spodziewać na tej salce, wielokrotnie z Kubą.

Doświadczaliśmy takich historii, że na środku salki jest jakiś wielki filar podtrzymujący strop, który utrudnia łapanie kontaktu wzrokowego, bądź jakiś taki niekorzystny układ salki. Na przykład taka bardzo długa salka podłużna, gdzie nie mamy takiej wygodnej możliwości, żeby na przykład wygodnie przeprowadzać pracę grupową.

Kuba: Więc tutaj warto z perspektywy organizatora zastanowić się, czy w ogóle do dyspozycji jest odpowiedni pokój, czy odpowiednia sala i może jednak szczególnie ważne warsztaty jednak spróbować przeprowadzić poza biurem. Co może też mieć ciekawy dodatkowy taki charakter skupienia, no bo te osoby, które są na terenie powiedzmy miejsca czy piętra, na którym pracują mogą być trochę nawet nieświadomie odciągane od pewnych spraw, które chcemy w warsztacie przepracować.

Kuba: Dobra, to omówiliśmy to jak zorganizować skuteczną sesję, to teraz kolejny rozdział, jak przekonać uczestników. Przyjmujemy tu trochę założenia, że ludzie mogą być domyślnie odrobinę niechęci albo jakieś pewne przemyślenia na temat tego, że a, kolejne warsztaty, no i tutaj spróbujmy wyjść naprzeciw takim powiedzmy może niekoniecznie entuzjastycznym założeniem.

Jacek: Tak, fundamentalna wskazówka to komunikuj ustalony cel postawiony przed warsztatami. Przed chwilą z Kubą wspomnieliśmy, że taki cel należy ustalić. Oprócz ustalenia oczywiście ten cel należy komunikować, propagować dalej do uczestników.

Czyli no nazwać ten cel po imieniu, wytłumaczyć co chcemy osiągnąć taką konkretną sesją. To mogą być różne rzeczy, to może być lepsze zrozumienie zakresu. To może być wsparcie przy pocięciu całości na jakieś mniejsze wydania, to mogą być usprawnienia procesu wdrożeń, by był mniej kosztowny, tutaj możliwości jest sporo.

No i istotne jest, żeby upewnić się, że wszyscy uczestnicy rozumieją co ma być tym końcowym efektem, no tak, żeby po pierwsze mogli zacząć układać sobie w głowie, co będą mogli włożyć. Jak będą mogli kontrybuować w trakcie tego warsztatu, a z drugiej strony, żeby to była taka, nazwijmy to granica, takie ramy, poza które nie będziemy wychodzić.

Bardzo łatwo na warsztatach wpaść w tematy poboczne, zanurkować w jakąś króliczą norę, która niekoniecznie jest ważna, więc dobre zakomunikowanie celu. Upewnienie się, że uczestnicy rozumieją po co, podnosi szansę, że te rozmowy, które będą toczyć się na właściwych warsztatach, będą dotyczyły tego konkretnego celu.

Kuba: Drugą rekomendacją na sposób na przekonanie uczestników, to pokaż korzyści dla uczestników warsztatów. Coś. co mnie czasami niepokoi to liderzy organizacji, którzy inicjują tego typu warsztaty skupiają się na tym, co Jacek przed chwilą powiedział. Czyli po co się zbieramy, na przykład chcemy usprawnić proces, ale to niekoniecznie będzie aż tak przekonujące dla samych uczestników.

Oni będą wiedzieć po co tam są, w sensie po co firma chce, żeby tam byli, ale niekoniecznie będą widzieć gdzie tu jest korzyść dla nich samych. Jest tutaj taka powiedzmy filozofia też mocno wspierana przez techniki zarządzania zmianą. Pokaż tym poszczególnym osobom jakie mają korzyści indywidualne, jakie mają korzyści dla samych siebie. I co to może znaczyć?

To może być między innymi wpływ na zmiany, wpływ na podejmowane decyzje. Każdy lubi mieć wpływ, to jest często bardzo motywujące, albo odwracając demotywujące jest to, że nie ma się kompletnie żadnego wpływu.

To może być też dobre zrozumienie, czy to decyzji, czy zmian, czy tego, co aktualnie zespół będzie zaraz przepracowywał. To też może być osiągnięcie swoich potrzeb biznesowych, jak mówimy tu na przykład o osobach, które reprezentują jakiś rodzaj biznesu. Chcą wpłynąć na to żeby pewne rzeczy były uwzględnione, to też jest bycie wysłuchanym.

Zwłaszcza jeśli mówimy o jakimś trudnym przypadku, o jakimś usprawnieniu, o jakimś podsumowaniu, czy podzieleniu się przemyśleniami. To tutaj też jest taki komentarz ważny, ci uczestnicy mają z tego jakieś korzyści. Czyli podsumowując, pokaż korzyści i to te korzyści indywidualne z tej perspektywy każdego uczestnika. Jeśli grupa jest duża, to tych korzyści może też być dużo różnych i warto je zaakcentować, warto je zakomunikować.

Jacek: Kolejna porada, sprawdź dotychczasowe doświadczenia uczestników. Mamy tutaj na myśli wysondowanie, czy może ktoś z uczestników brał już w przyszłości udział w tego typu sesji. Warto poznać doświadczenia takich osób, przede wszystkim po to, żeby z jednej strony wzmocnić te pozytywne doświadczenia. Czyli wszystkie te rzeczy, które osoby doceniają, że były na jakichś warsztatach, na których coś konkretnego, w jakiś konkretny sposób te warsztaty były prowadzone. Co na przykład zapewniało, że bardzo sprawnie szli do przodu.

Z drugiej strony takie wysondowanie może nam otworzyć ścieżkę zrozumienia także negatywów. Czyli co przeszkadzało, co utrudniało. Przykładowo ktoś może mieć doświadczenie, że było zbyt mało przerw i praca była w bardzo, bardzo długich kilkugodzinnych blokach. Co powodowało, że po pewnym czasie na przykład ludzie się już kompletnie wyłączali. Zrozumienie takich rzeczy, które pomagają uczestnikom oraz rzeczy, które utrudniają, przejście przez warsztaty może być bardzo interesującym materiałem, żeby w trakcie przygotowywania docelowego warsztatu skorzystać z tych doświadczeń.

Kuba: I tutaj tak podkreślę tą dwojakość tej rady. Jedna sprawa to jest, że po prostu lepiej zakomunikować, że będzie dobrze i że unikniemy tych złych rzeczy, ale to też jest tak przemycone po prostu mądry sposób na to, żeby trochę lepiej się przygotować, trochę lepiej zorganizować taką sesję.

Kuba: Ostatnia porada w tej puli to zapewnij uczestników, że prowadzący zadba o sprawny przebieg sesji. W tej rekomendacji przyjmujemy bardzo proste założenie, wynikające z doświadczenia, że pewnie jedną z najbardziej powtarzających się.

A i może nawet liczyłem, że wyjdzie dobrze, ale poprowadzone było na tyle nieskutecznie, niesprawnie. Może nawet w ogóle nie było przez nikogo oprowadzone, tylko się po prostu wszyscy zebrali w jednym miejscu i liczyli nad cud, że to po prostu trzeba zaopiekować.

Więc tutaj przyjmuję założenie, że jako jakiś lider organizacji, jakaś osoba, która ma prawo zwołać tego typu sesję. Po prostu też możesz obiecać, że ustalona osoba prowadząca zadba o to, żeby ten warsztat, żeby to spotkanie, żeby te formaty miały sens, żeby były zaopiekowane.

Tutaj jakby w ciemno zakładam, że wychodzisz naprzeciw największej, potencjalnie największej obawie, że sesja może i słuszna, ale i tyle przeprowadzona, więc maksymalizujesz wartość i też trochę uspokajasz, czy obiecujesz uczestnikom, że będzie dobrze, bo między innymi będzie też bardzo dobrze przeprowadzone.

Jacek: Przechodzimy do trzeciego bloku, porad, bloku, w którym opowiemy o tym, jak przygotować się do sesji jako prowadzący.

Kuba: Pierwszy punkt, dosyć chyba oczywisty, to zaplanuj scenariusz warsztatów. Tego typu warsztaty, zwłaszcza jeśli mają być trochę dłuższe, jeśli mają uwzględnić się jakby kilka kroków w rozprawieniu się z danym tematem. Muszą mieć swój przebieg w zaplanowaną strukturę, zaplanowane punkty do przejścia. Najlepiej może nawet konkretny plan czasowy, jakieś takie bloki, kiedy mniej więcej i ile czasu chcemy poświęcić na dany jakiś punkt, czy dane ćwiczenie. Koniecznie ten scenariusz warsztatów musi uwzględnić przerwy, przykład tego już Jacek wymienił.

Jednym z gorszych rozwiązań jest próba zrobienia pewnych warsztatów bezprzerwowo, albo tak na poziomie biegniemy, aż naprawdę już tak zajedziemy, że już wszyscy nie słuchają. Te przerwy dobrze jest robić nie rzadziej niż półtorej godziny, może nawet co godzinę. Zwłaszcza im bliżej końca dnia, tak żeby ten przebieg sesji był po prostu na maksa efektywny i żeby ludziom też w głowach nadal jeszcze coś działało.

W ramach scenariusza warsztatów zaopiekuj też konkretne instrukcje, żeby uczestnicy wiedzieli czego się od nich oczekuje. Zwłaszcza jeśli chcemy wciągnąć w jakąś formułę pracy warsztatowej, jakieś generowanie punktów, jakieś generowanie rozwiązań czy akcji, więc tutaj wszystko to trzeba w pewien sposób przemyśleć, tak żeby nie było tego wrażenia chaosu.

No i coś, co też warto przemyśleć to to, jakich efektów jako osoba prowadząca, czy jakie efekty osoba prowadząca, jeśli tę osobę wspierasz, jakie spodziewa się z konkretnych kroków, żeby tutaj ta komunikacja była bardzo jednoznaczna i dobrze przygotowana, żeby uczestnicy wiedzieli czego się od nich oczekuje.

Jacek: Kolejna wskazówka to przygotuj materiały dla uczestników. Mamy tutaj na myśli przygotowanie bądź rzeczy, które, z którymi chcielibyśmy, żeby grupa zapoznała się z wyprzedzeniem. Może być jakiś konkretny artykuł, to może być jakiś konkretny dokument, to może być obejrzenie jakiegoś materiału wideo.

Jak również w kwestii przygotowania mamy na myśli też pewne takie templatki do konkretnych formatów, które zastosujemy. Wykorzystanie pewnych gotowych fragmentów, o które możemy się oprzeć, szablonów do wypełnienia, czy jakichś takich struktur, które mogą nam pomóc przeprowadzić warsztaty, żeby uniknąć sytuacji, że wymyślamy takie elementy na żywo.

Czy zaczynamy pewne skomplikowane rzeczy dopiero rysować, kształtować, przygotowywać, co automatycznie będzie powodować, że ta osoba prowadząca będzie skupiona na tym, żeby tę strukturę, ten szkielet przygotować. Zamiast po prostu prowadzić warsztaty i przesuwać dyskusje i skupienie ludzi na właściwe i konkretne ćwiczenia.

W szczególności, jeżeli mówimy tutaj o warsztatach prowadzonych online’owo, te narzędzia, z których korzystamy bardzo często, bardzo często mają już dosyć dużą bibliotekę gotowych templatek. One nie zawsze w 100% odpowiadają na potrzeby, czasem trzeba je odpowiednio zmodyfikować. Natomiast pokazuje to, że twórcy tych narzędzi rozumieją to, że nie wszystko powinno się zaczynać od białej kartki. Warto sobie pewne materiały, pewne pomoce, pewne templatki przygotować z wyprzedzeniem.

Kuba: I słuchając tego, co mówimy i mamy na myśli po te templatki czy formaty, może wiesz, o co nam chodzi. A może nie wiesz, więc może tutaj lekko zanurkujmy i wyjaśnijmy, o co chodzi. Przyjmijmy założenie, że na przykład realizujemy jakieś działania związane ze startem projektu i na przykład pracą kreatywną nad zakresem.

To tutaj jest szereg technik znanych z rodziny, chociażby Product Discovery, czy też niektórzy znają tego typu rzeczy pod nazwą Design thinking, no i tutaj jest wiele konkretnych szczegółowych technik, czy to prototypowania rozwiązania, czy wcielania się w perspektywę użytkownika czy klienta. Rozmowy o tym, jakie są plusy i minusy dotychczasowych rozwiązań, czy jakie są potrzeby klienta.

To są najczęściej bardzo konkretne instrukcje postępowania, one czasami też pobudzają dosyć mocno kreatywność uczestników. No ale to nie może być zrobione niechlujnie. Tam są bardzo konkretne pytania do zadania, bardzo konkretne instrukcje dla grupy do tego, żeby powypełniać pewne pola, czy podpowiadać na pewne instrukcje, czy konkretne pytania. No i to można i trzeba przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem.

Kuba: Ostatnia rada do przygotowania się do sesji jako prowadzący, to umów się na wsparcie z wybranymi uczestnikami. Mniej doświadczeni prowadzący idą na żywioł, a doświadczeni wiedzą, że nie ma to jak mieć parę ustawionych osób na sali. Mówię to z lekkim śmiechem, ale też tak naprawdę mówię prawdę.

Kluczowi uczestnicy, takie osoby, które będą jakiegoś rodzaju sojusznikami na spotkaniu, mogą być bardzo dużym wsparciem dla prowadzących. Zwłaszcza jeśli spotkanie jest trudne, jeśli spodziewamy się pewnego oporu, albo spodziewamy się być może jakiegoś dominującego punktu widzenia, który jest niekorzystny dla przebiegu takiej sesji.

Czyli np. jakieś negowanie w ogóle idei, albo sensu robienia np. danego projektu. Dobrze jest mieć ustawionego, czy to jakiegoś produktowca, czy przedstawiciela biznesu, czy jakąś osobę z grona liderskiego obecną na spotkaniu, która w odpowiednim momencie poprze osoby prowadzące, poprze inicjatorów tego warsztatu.

Powie, że to dobry pomysł, że się z nim zgadza. Jeśli ta osoba ma autorytet, jeśli ta osoba tutaj dołączy w odpowiednim momencie. Przetnie jakieś niepotrzebne dyskusje, albo wesprze jakiś ciekawy odważny pomysł, to całe warsztaty mogą fajnie przebiegać.

Więc tutaj kluczowe osoby, które są dla nas ważne, kluczowe osoby, które wiemy, że być może mogą się zachować dobrze, ale niekoniecznie zawsze tak robią. Czasem przeschną, to dobrze jest je mieć po swojej stronie, mieć je ustawione, przegadać sobie to, co chce osiągnąć dzięki tym warsztatom. Przegadać też jakie zachowania czy postawy tych osób są pożądane, będą wspierać wynik i dzięki temu ten warsztat może przebiec fajnie, sprawnie. W kluczowych momentach zostać odblokowanym dzięki fajnym głosom z sali.

Jacek: I tutaj nie mówimy tego wprost, ale uważny słuchacz bądź słuchaczka na pewno słyszy tutaj pewną pracę, która jest do wykonania przez prowadzącego takie zamapowanie rzeczywistości. Żeby mieć świadomość kto potencjalnie w ogóle może wspierać nas w trakcie warsztatów, a kto może być osobą, która będzie tematy pewne blokować.

Zostawienie sobie tej niespodzianki na same warsztaty i dopiero w trakcie warsztatów odkrycie, że mamy tutaj na przykład 3 osoby, które mają silną pozycję w strukturze i wyraźnie idą na kurs kolizyjny w stosunku do tego, co chcemy osiągnąć, to jest już trochę za późno. Dobrze z wyprzedzeniem wiedzieć kogo będziemy mieć na sali.

No i też takie sondowanie, o którym Kuba mówi na zasadzie kto mógłby mnie wspierać, a z kim może jeszcze trzeba pewne tematy omówić przed warsztatami. Na przykład, żeby pewne tematy opowiedzieć, dopowiedzieć, wytłumaczyć, no to jest na pewno inwestycja, która opłaci się sprawnymi warsztatami.

Jacek: I dochodzimy do czwartego, ostatniego punktu, jeśli chodzi o to, jak efektywnie przeprowadzić warsztaty. Czyli na co zwrócić uwagę po przeprowadzeniu sesji.

Kuba: I może być tutaj taki pewien paradoks, że w ramach rekomendacji, jak zrobić dobre warsztaty, mówimy co zrobić po nich, no ale doświadczenie też nam wskazuje, że zdarzają się bardzo fajne warsztaty. Bardzo fajne dyskusje, bardzo fajne ustalenia, ciekawe pomysły, jakieś przełomowe decyzje i one się rozmywają gdzieś tam w powrocie do codzienności, szarości życia, kolejnych serii spotka i maili, więc dobre zakończenie warsztatów jest bardzo ważne i może się okazać tą ważną kropką na końcu zdania.

Kuba: Pierwsza rekomendacja, podsumuj ustalenia z warsztatów. Zwłaszcza jeśli warsztaty przebiegały dosyć intensywnie, jeśli było dużo kreatywnych głosów, gdzieś mogą się one porozpraszać po nadtworzonych produktach, jakichś kartkach, jakichś flipchartach, jakichś tablicach. No i to wszystko może trochę uciec.

Więc tutaj ważną rolą osoby, czy to organizującej się na przykład w ramach rekomendacji, czy jakieś może nawet koalicji kilku osób, którym zależało na wynikach tych warsztatów, może być to, żeby podsumować te ustalenia, żeby nic nie umknęło. Jednym rozwiązaniem jest wzięcie tego zupełnie na siebie i osobiście dopilnowanie do tego, żeby to podsumowanie zrealizować, podpisać, spisać, rozesłać.

Może jesteś w funkcji menedżerskiej na tyle z mocną pozycją, by po prostu zadbać o to, żeby ktoś z uczestników to zrobił, czy jakaś grupa uczestników, reprezentacja to zrealizowała. Jakby nie było, ważne, żeby zadbać o to, że te ustalenia z warsztatów są podsumowane, że można do nich wrócić, że wszyscy uczestnicy też mają je po jakimś czasie. Tutaj nie bazujemy tylko na pamięci i dobrych wrażeniach, ale też jest jakiś konkret w postaci pewnej listy decyzji, czy akcji do wykonania.

Jacek: Kolejna rzecz, podziel się wynikami ze sponsorem. O sponsorze wspomnieliśmy na początku tego nagrania. Dobrą praktyką jest powrót z rezultatami, z wynikami tego, co zostało wypracowane właśnie do tej osoby, która wzięła tę opiekę z perspektywy sponsora nad warsztatami. I z drugiej strony oprócz podzielenia się wynikami, być może też wymiany zdań, zabrania feedbacku, bądź może usłyszenia jakiś porad, co można byłoby dalej podziałać, żeby wzmocnić efekty.

No to można też po prostu wprost zapewnić sobie ewentualne wsparcie działań. Być może pewne decyzje będą wymagały wsparcia osoby na takim stanowisku, może taka osoba będzie musiała jakąś komunikację dodatkową wysłać albo po prostu podjąć szybką, konkretną decyzję. Tak więc powrót, taka pętla powrotna do sponsora jest praktyką, którą zdecydowanie polecamy.

Kuba: Przedostatnia porada to sprawdź osiągnięte efekty uzyskane dzięki warsztatom. To już być może jest coś, co się wydarza kilka dni, kilka tygodni po tych warsztatach, ale tutaj warto z góry założyć pewną czynność. Zrobić ją samodzielnie albo umówić się z konkretnymi osobami, które je zrealizują, ale sprawdzenie, czy te osiągnięte efekty faktycznie mają miejsce, czy osiągamy cel. I w ogóle zadać sobie pytanie, jak tak naprawdę sprawdzimy, jak policzymy, jak zauważymy, że to, co było celem warsztatów faktycznie jest osiągnięte.

Te osiągnięte efekty, jeśli je potwierdzimy albo powiedzmy, znajdziemy jakieś częściowe efekty, że coś tam się udało, coś się niestety nie udało, mimo że to dobrze przepracowaliśmy, dobrze, żeby też wróciły do uczestników warsztatów, żeby wróciły też do wspomnianego przez Jacka sponsora, żeby pokazać, że ten czas, który spędziliśmy na tych warsztatach to nie tylko był miły czas, spędzony w fajnym miejscu i z dobrym jedzeniem w przerwie, ale też, że faktycznie one doprowadziły do jakiegoś konkretnego usprawnienia, przyspieszenia, konkretnego postępu w projekcie. Czy powiedzmy, konkretnych dobrych pomysłów, które zostały wdrożone i dobrze odebrane przez klienta.

Więc w zależności od tego, co będzie celem tych warsztatów, to mogą być różne rzeczy, ale powiem tak bezpiecznie, w znacznej większości przypadków da się te efekty konkretnie nazwać, zmierzyć, zbadać i koniecznie propagować dalej.

Jacek: I ostatni punkt, na co zwrócić uwagę po sesji? Dokonaj refleksji na temat organizacji warsztatów. Jest to taki punkt, który zachęca do tego, żeby wyciągnąć wnioski z tego, jak zorganizowane zostały warsztaty. Jak przeprowadzone i ustalenie ewentualnych udoskonaleń na przyszłe sesje warsztatowe. Jest coś takiego, jak nazwijmy to pamięć organizacyjna.

Czyli jesteśmy w stanie zwykle w konkretnej firmie powiedzieć, że pewne rzeczy robimy w jakiś konkretny sposób. Bo po prostu wiemy już na bazie doświadczeń, że takie sposoby mają sens, i jest na pewno też jakaś pula technik, historii przypadków, które zadziałały gorzej albo wręcz chcemy ich unikać.Rekomendacja nasza jest taka, żeby nie pozostawało to w takim obszarze, że może ktoś na to wpadnie, a może nie wpadnie. Czyli raczej nie powinna być to kwestia przypadku, a raczej wręcz jakaś taka co najmniej indywidualna refleksja tej osoby, która organizowała warsztaty.

To już będzie lepsze niż po prostu wskok na główkę w tematy bieżące, ale można zrobić to lepiej, można zebrać jakąś grupę osób, albo zebrać feedback jakąś formą ankietową. Czyli nie polegać tylko na tej optyce prowadzącego, która może być w pewnym stopniu nieobiektywna, tylko wyjście do uczestników i posłuchanie ich perspektywy, ich głosu. Na podstawie zebranych danych wyciągnięcie z nich wniosków na przyszłość.

Kuba: Jest tutaj to realizowane też po to, żeby każda kolejna sesja była coraz lepsza. Tu zakładamy raczej, że zazwyczaj powody, żeby kolejne sesje warsztatowe podobne, albo chociaż w takim samym formacie wieloosobowym. W końcu prędzej czy później ponownie będą potrzebne. No i tak wyjść naprzeciw temu, od czego zaczęliśmy cały odcinek. Koncepcja złych doświadczeń powoduje, że tego typu formaty są unikane, ze szkodą dla organizacji, ze szkodą dla efektów konkretnej pracy danego zespołu, a tutaj, jeśli odważnie zmierzymy się z tym, że zawsze da się coś poprawić.

Zawsze da się coś udoskonalić, to nawet jeśli pierwsze, drugie, trzecie warsztaty nadal jeszcze nie będą aż tak fajne jak to obiecujem. To dzięki temu, że się wyciąga wnioski, buduje to doświadczenie, poprawia ciągle to jak można się zapewne rzeczy zabrać, to z czasem staje się to taką fajną rutyną i już takim powiedzmy mistrzostwem w realizacji tego typu formatów i osiąganiu efektów, o które chodzi.

Kuba: No i taki komentarz na koniec. Czy ta lista jest wyczerpująca, czy ta lista jest zamknięta, czy dokładnie te 12 punktów, które przez cały odcinek wymieniliśmy, to jest to, co trzeba i dzięki temu się odnosi sukcesy? No na pewno nie. Na pewno warto i można dodawać kolejne punkty do tej listy. Chcieliśmy się w jakimś sensie ograniczyć, wybrać te, które czujemy, że są tymi pierwszymi, które nam przychodzą do głowy z naszego doświadczenia. Ale jeśli czujesz, że powinniśmy coś do tej listy dodać, jeszcze jakiś konkretny aspekt czy konkretną perspektywę, to dopisz swoje uwagi na społeczności, na Discordzie, w komentarzach, na social mediach albo pod artykułem.

Świadomie zakładamy, że rozbudujemy stronę tego odcinka i dorzucimy kolejne punkty, których w rozmowie, w zapisie rozmowy nie ma. Więc tutaj ten materiał na stronie będzie prawdopodobnie z czasem trochę bardziej rozbudowany niż tylko te 12 punktów zebranych w cztery grubsze rozdziały, które zawarliśmy w rozmowie.

Jacek: Podsumowując, żeby zorganizować efektywne warsztaty zespołowe, przypilnuj realizacji tych sugestii. Ustal cel szykowanych warsztatów, ustal osobę prowadzącą. Komunikuj ustalony cel postawiony przed warsztatami.

Kuba: Pokaż korzyści dla uczestników warsztatów, zaplanuj scenariusz warsztatów, podsumuj ustalenia z warsztatów i sprawdź osiągnięte efekty uzyskane dzięki warsztatom.

Jacek: Jeśli słuchając tego odcinka czujesz, że taka formuła warsztatowa mogłaby być czymś, co pomogłoby w twojej firmie, możemy pomóc ci takie warsztaty przygotować dbając o to, że będą one prowadziły do sensownych wniosków. Możemy też poprowadzić taką konkretną sesję warsztatową w twojej firmie po to, żeby zwiększyć szansę na osiągnięcie zamierzonego efektu. Skontaktuj się z nami poprzez formularz na stronie elegancko-dowiezione.pl/kontakt.

Kuba: A wspomniany przeze mnie artykuł, najprawdopodobniej z czasem rozbudowywany o kolejne punkty, transkrypcje i nagranie wideo wrzuciliśmy na elegancko-dowiezione.p/3.

———

To była pełna transkrypcja odcinka podcastu „Elegancko Dowiezione”. Dziękujemy za lekturę!